Data aktualizacji: 15 października 2025 r.

Administrator danych: Instytut Trychologii Sp. z o.o., ul. Kolejowa 45A, 01-210 Warszawa

Kontakt: info@trychologia.edu.pl

1. Informacje ogólne

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych Użytkowników korzystających ze strony internetowej: www.instytuttrychologii.pl (dalej: „Serwis”).

Administratorem danych osobowych jest Instytut Trychologii Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Kolejowa 45A, 01-210 Warszawa, wpisana do KRS 0000847364, NIP 5272930276, REGON 386386115.

Kontakt z administratorem jest możliwy drogą elektroniczną na adres: info@trychologia.edu.pl lub listownie na adres siedziby.

2. Zakres i cele przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe w następujących celach:

1. Kontakt z klientem – dane przekazywane przez formularz kontaktowy lub e-mail (imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu) służą wyłącznie do udzielenia odpowiedzi na zapytanie. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes administratora.
2. Rejestracja wizyty i świadczenie usług trychologicznych – dane (imię, nazwisko, telefon, e-mail, informacje o stanie skóry głowy lub włosów) są przetwarzane w zakresie niezbędnym do realizacji usługi kosmetologiczno-trychologicznej. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO; art. 9 ust. 2 lit. a RODO – wyraźna zgoda.
3. Realizacja obowiązków prawnych – dane przetwarzane w celu wystawienia faktur, rozliczeń i archiwizacji zgodnie z przepisami prawa. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
4. Newsletter i działania marketingowe – po wyrażeniu odrębnej zgody dane (imię, e-mail) są wykorzystywane do wysyłki informacji o nowościach, promocjach i wydarzeniach. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO.
5. Bezpieczeństwo i analiza ruchu na stronie – dane techniczne (adres IP, identyfikator urządzenia, dane cookies) są przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa, ulepszenia funkcjonalności i analizy ruchu w Serwisie. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

3. Kategorie przetwarzanych danych

- Dane identyfikacyjne (imię, nazwisko)
- Dane kontaktowe (adres e-mail, numer telefonu)
- Dane dotyczące usług (historia wizyt, preferencje)
- Dane o stanie skóry głowy i włosów – tylko w zakresie dobrowolnie udostępnionym przez klienta i niezbędnym do realizacji usługi.

4. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane wyłącznie zaufanym podmiotom przetwarzającym na podstawie umów powierzenia, m.in.:
- atthost  – dostawca usług hostingowych (Polska)
- Booksy International Sp. z o.o. – system rezerwacji wizyt
- GetResponse – obsługa newslettera
- Biuro rachunkowe obsługujące Instytut
- Google Ireland Ltd., Meta Platforms Ireland Ltd. – analityka i reklama, przy zastosowaniu pseudonimizacji i ograniczenia danych.
Dane nie są przekazywane innym odbiorcom bez podstawy prawnej.

5. Przekazywanie danych poza EOG

Dane mogą być przekazywane do państw spoza EOG (np. USA) jedynie wtedy, gdy odbiorca jest objęty decyzją Komisji Europejskiej o adekwatności ochrony (np. EU–US Data Privacy Framework) lub zawarto z nim standardowe klauzule umowne (SCC).
Administrator stosuje dodatkowe środki bezpieczeństwa – pseudonimizację, minimalizację danych i szyfrowanie transmisji.

6. Okres przechowywania danych

Dane kontaktowe – do 12 miesięcy od zakończenia kontaktu
Dane usługowe – 5 lat od zakończenia świadczenia usługi
Dane o stanie skóry/włosów – do 2 lat od ostatniej wizyty lub do momentu cofnięcia zgody
Dane księgowe – 5 lat od końca roku obrotowego
Dane newslettera – do momentu cofnięcia zgody
Po upływie okresów dane są trwale usuwane lub anonimizowane.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

Każdej osobie przysługuje prawo dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu wobec przetwarzania i cofnięcia zgody w dowolnym momencie (e-mail: info@trychologia.edu.pl).
Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Skargi można kierować do Prezesa UODO (uodo.gov.pl).

8. Pliki cookies i profilowanie

Serwis wykorzystuje pliki cookies do:
- prawidłowego działania strony,
- analizy ruchu (Google Analytics),
- personalizacji treści i reklam (Meta Pixel).
Użytkownik może zarządzać plikami cookies w swojej przeglądarce. Dane z cookies mogą być wykorzystywane do profilowania marketingowego, ale nie są podstawą decyzji wywołujących skutki prawne.

9. Dane osób małoletnich

Usługi Instytutu Trychologii są przeznaczone dla osób pełnoletnich. W przypadku świadczenia usług osobom poniżej 18 roku życia wymagana jest zgoda rodzica lub opiekuna prawnego.

10. Zabezpieczenia danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka: szyfrowanie transmisji (SSL/TLS), szyfrowanie kopii zapasowych, kontrola dostępu, szkolenia personelu i testy bezpieczeństwa systemów IT.

11. Status prawny Instytutu

Instytut Trychologii Sp. z o.o. świadczy usługi z zakresu trychologii i kosmetologii. Nie jest podmiotem wykonującym działalność leczniczą w rozumieniu ustawy o działalności leczniczej, jednak przetwarza dane dotyczące zdrowia wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji usług – za zgodą klienta.

12. Zmiany polityki prywatności

Administrator zastrzega sobie prawo do zmian w niniejszej Polityce prywatności. Aktualna wersja jest dostępna na stronie www.instytuttrychologii.pl/polityka-prywatnosci. O istotnych zmianach Użytkownicy są informowani e-mailowo lub komunikatem na stronie.

‍